Nº 140 Recife, 27 de Maio de 2000

"O homem tem uma capacidade biológica limitada para a mudança.
Quando essa capacidade é ultrapassada, ele entra em choque com o futuro."
Alvin Toffler, no livro O Choque do Futuro

Aproveitando Melhor o seu Tempo


Ao final do expediente, você sempre tem a sensação de que o tempo foi insuficiente para cumprir todas as tarefas? Sua mesa tem pendências que vão sendo adiadas de um dia para o outro? Você gasta várias horas do seu dia com atividades e pessoas que nada acrescentam ao bom desempenho de seu trabalho? Se a resposta foi sim a essas perguntas, os sintomas são claros e o diagnóstico, comum a grande parte dos profissionais atualmente: você anda administrando mal o seu tempo. "O tempo é um dos recursos mais escassos de que dispomos", afirma o consultor Francisco Cunha, diretor da TGI, integrante da Rede Gestão. "Administrá-lo bem é uma questão vital, diretamente ligada à competitividade do profissional e, conseqüentemente, das organizações."

Se o profissional sente-se freqüentemente correndo contra o relógio, com a sensação de que passa grande parte do dia apenas resolvendo urgências ou "apagando incêndios", é preciso parar para uma reflexão. A palavra-chave, segundo Francisco, é seletividade. É preciso hierarquizar as tarefas de acordo com a sua importância. "O ideal é que o profissional dedique a melhor parte do seu tempo àquilo que é mais importante, inclusive para evitar que, não sendo feito a tempo, se transforme em urgente", aconselha o consultor. Uma pergunta que sempre deve ser feita: "Preciso mesmo dedicar-me a esta tarefa ou outra pessoa pode fazer isso por mim?". Se a resposta for positiva, não tenha dúvidas - delegue.

O tempo costuma ser um desses recursos em que a demanda é sempre maior do que a oferta. Então, como profissionais de sucesso lidam com esse impasse? Bill Gates, controlador da Microsoft, segue três princípios para não desperdiçar suas valiosíssimas horas (1) Em caso de dúvida, perguntar-se: será que estou mesmo fazendo a coisa mais importante? (2) Considerar que encontros de trabalho ou acompanhamento de projetos só excepcionalmente justificam o gasto de mais de uma hora por vez. (3) Ter todo cuidado com as reuniões de trabalho. Sem planejamento e execução rigorosos, elas podem tornar-se as vilãs desse problema. Algumas pesquisas demonstram que 30% das reuniões não têm resultados práticos, só servem para jogar fora o tempo dos participantes.

Atenção também para uma armadilha bastante comum: imobilizar-se pelo grande número de prioridades. "Quem tem muitas prioridades, na verdade, não tem prioridade nenhuma. Prioridades só funcionam se forem poucas", conclui o consultor.



Você Sabia?


Draculândia

A Romênia vai construir um grande parque temático de diversões, nos moldes da Disneylândia. Só que, no lugar do Mickey Mouse, o personagem central será o lendário Conde Drácula, príncipe da Transilvânia, transformado em vampiro na novela de Bram Stoker, em 1897. A Dracula Land pretende atrair visitantes estrangeiros suficientes para dobrar a receita do país no setor de turismo, hoje estimada em US$ 500 milhões/ano. Os brinquedos vão ter muito sangue de ketchup, ossos, estacas de madeira, túneis sombrios, morcegos e assustadores vampiros saindo de caixões. O projeto mostra que a tradição e a cultura de um lugar - por mais exóticos ou, no caso, sinistros, que pareçam - podem funcionar como atração e, até, importante diferencial competitivo.
Dica Importante


Onze Passos da Mudança

Veja abaixo onze medidas para conduzir mudanças, das menores às mais importantes, na empresa ou organização, extraídas do livro Torne-se um Líder Eficaz, de Sam Deep e Lyle Sussman.
1. Compartilhe sua visão. Se os funcionários sabem para onde estão indo e compartilham os sonhos com a empresa, verão que as mudanças propostas ajudam a concretizar esses sonhos.
2. Mantenha os funcionários em contato com o meio dos negócios. Se eles estiverem ligados a clientes, concorrentes e outros fatores ambientais, não serão abalados pela mudança de direção ou prioridade.
3. Envolva os funcionários. Eles devem participar do planejamento para implementação das mudanças iniciadas.
4. Preveja as preocupações deles. As pessoas evitam ou resistem à mudança devido ao seu medo de perder alguma coisa: controle, segurança, prestígio, auto-estima, etc. Pense em como responder a essas objeções ao anunciar e implementar a mudança.
5. Explique a mudança. Defina claramente a mudança para todos os envolvidos. Não deixe que as dúvidas cresçam.
6. Deixe as pessoas se manifestarem. Abra espaço para que os funcionários falem sobre suas preocupações e façam perguntas.
7. Reconheça a resistência. Seja paciente com a relutância inicial dos funcionários. Não os ignore, deprecie ou critique.
8. Responda. Depois de ouvir os funcionários, responda-lhes com dados e informações concretas e tranquilizadoras. Corrija as imprecisões que podem estar gerando boatos. Transmita otimismo e segurança.
9. Enfatize os benefícios. Responda a pergunta: "o que vou ganhar com isso?". Demonstre como a mudança beneficiará a empresa como um todo e os funcionários pessoalmente.
10. Demonstre sua decisão. Mostre seu compromisso com a mudança. Faça mais do que sua parte no trabalho para ela ser bem-sucedida.
11. Preveja problemas. Enquanto modela o otimismo, fique atento aos resultados negativos. Se preciso, faça alterações necessárias à empresa para a acomodação da mudança.





Os "5S" no Escritório (2/2)
Organização do Computador

Como vimos na primeira parte deste artigo, publicado semana passada, as informações nas empresas circulam, em sua maioria, na forma escrita, impressa em papel, dando origem aos documentos (correspondências, relatórios, registros, etc). Esses documentos são guardados, arquivados e classificados distintamente.

Hoje, a maioria dos documentos é processada no computador. Mas se no meio físico (papéis) esses registros usualmente encontram-se bem arquivados (pastas por data, por assunto, etc.), é comum que, no computador, os documentos estejam misturados ou em localização incerta. Veja a seguir como os "5S" podem ser aplicados na organização de seus arquivos eletrônicos. O objetivo deste trabalho é tentar dar, para esses arquivos, o mesmo tratamento que damos aos arquivos físicos.

1. Senso de Utilização: Devemos descartar (deletar) periodicamente os arquivos que já não nos servem mais. Claro que teremos que ter critérios para fazer essa eliminação. Computador muito carregado é sinônimo de computador lento.

2. Senso de Ordenação: O acesso conhecido e rápido é o grande desafio desse senso. Imagine que você está com um cliente em outra cidade e necessita de uma informação. A única pessoa que está no escritório é um funcionário recém-admitido. Se o sistema de controle de arquivos tiver um roteiro bem planejado e definido (se estiver descrito, ainda melhor), com apenas alguns minutos e muita segurança, qualquer pessoa poderá transmitir a informação.

3. Senso de Limpeza: Normalmente vemos que a pasta "Meus documentos" acaba sendo a grande lixeira do nosso computador. Tudo que não sabemos onde colocar vai parar nela, deixando-a sem nenhuma organização, como um verdadeiro labirinto. É importante aprendermos a "não sujar" para não ter que sair deletando tudo, desesperadamente, quando a máquina estiver lenta.

4. Senso de Saúde: A conseqüência mais comum da não aplicação dos sensos anteriores é a lentidão do processamento das informações no computador. Quando os gigabytes são consumidos com arquivos desnecessários, a "doença" é inevitável.

5. Senso de Autodisciplina: É tornar sistemática esta prática e divulgar a informação.

Demóstenes Paulo do Nascimento
consultor em sistemas de qualidade
(dpnascimento@bol.com.br)




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